Zou je met de boot naar de supermarkt gaan? Nee, want je kiest het vervoersmiddel wat past bij wat je gaat doen. In ons leven zijn er echter vaak genoeg momenten dat we zeggen dat we iets willen bereiken, maar geen enkele stap in de goede richting lijken te nemen.
Welke waarde kan je dan ondersteunen? Effectiviteit.
Effectiviteit betekent dat je acties neemt richting je doel, terwijl je onderweg bijstuurt op basis van resultaat.
Management is doing things right
Om te beginnen met een quote over effectiviteit: “Management is doing things right; leadership is doing the right things” (Peter Drucker). Zorgen dat je de goede dingen doet en dat je dingen goed doet.
Meten is weten
Dingen goed doen. En hoe weet je dat je het goed doet? Door te meten. Wanneer je met effectiviteit werkt, kan je steeds de vragen beantwoorden over hoe je ervoor staat:
- Waar ga ik voor? (doel)
- Waar ben ik nu? (huidige situatie)
- Wat heb ik nog nodig? (plan)
Veel ondernemers werken superhard, zonder dat ze hun cijfers weten. Terwijl die cijfers een reflectie zijn van hoe hard ze werken. En ze kunnen zelfs invloed hebben op het werk dat je zou willen doen.
Dus het begint bij wat je wilt weten. En dat komt uit je doel. Zo maak je een feedbacksysteem vanuit waar je gaat sturen.
Dingen goed doen
Om effectief te zijn, kan je het beste met één ding gelijkertijd bezig zijn. Dus telefoon opzij en zorgen dat je in een omgeving zit met weinig afleiding.
Hoeveel moet een taxichauffeur werken?
Een bekend voorbeeld van missende effectiviteit is het verhaal van de taxichauffeur die elke dag werkt totdat hij een bepaalde omzet heeft gehaald. Op sommige dagen is het druk en werkt hij 2 uur. Op andere dagen gaat het langzaam en duurt het wel 12 uur voordat hij aan zijn omzet komt.
Als je vanuit effectiviteit kijkt, zou je aanraden om op de drukke dagen meer te werken. Want dan hij met 6 uur werken net zo veel verdienen als 3 langzame dagen van 36 uur in totaal.
Herken je dit in jouw bedrijf? Wat kan je anders doen?
Leadership is doing the right things
De altijd weer terugkerende afweging over hoe je omgaat met je tijd. De juiste dingen doen. En de juiste dingen meten.
Wat je hierbij gaat helpen is de 80-20 regel. Kies wat de paar acties zijn waarmee je het meeste resultaat haalt. En vermoedelijk, stop met de rest. (Het principe werkt ook de andere kant op. 20% van je acties zorgen voor 80% van je hoofdpijn)
Waarin wil je effectief zijn?
Het bekende voorbeeld is dat je heel goed kunt worden in al je e-mail beantwoorden en je inbox perfect georganiseerd houden (inbox zero). Maar ben je dan effectief? Dat wil je meten aan de hand van aantal klanten geholpen, gedane verkopen of euro’s bespaard.
Het voelt wel lekker om een lege inbox te hebben. Je ziet echt de vooruitgang. Effectiviteit gaat alleen niet over je gevoelens, het gaat over een impact maken in de wereld. En op basis daarvan nieuwe acties kiezen.
Dus hoe word je effectiever?
Het begint dus met je doel en je definitie van succes. Je kiest je acties en je gaat ze doen. Vanuit hier kan je ook gaan bijhouden wat voor jou werkt en wat niet. Een paar tips van dingen die voor mij werken om ook echt aan het werk te gaan:
- Zet deadlines in je agenda. Communiceer deadlines aan betrokkenen.
- Voor moeilijke taken, doe in ieder geval de eerste 5 minuten.
- Gebruik de pomodoro-methode (werk in blokken van vaste tijden met vaste pauzes. Letterlijk met een wekker ernaast)
- Zet lekkere muziek aan tijdens het werken (zoals de playlist van de workshop Doelen stellen voor effectieve websites)
- Voor meetings. Zorg dat het doel helder is en dat er een duidelijke eindtijd is afgesproken. En houd je daaraan.
- Voor mails en andere berichten waarin je een afspraak maakt. Stuur 3-4 opties met daarbij welke optie jouw voorkeur heeft. Zo kan de ander met één bericht de afspraak bevestigen.
“Ik moet eerst nog even een planning maken”
Wat we in de coaching veel terugzien, is dat mensen opzien tegen plannen. En dat ze dat gebruiken om niet in actie te komen. Want zonder planning, weet je niet wat je moet doen. Wat kan je hiertegen doen?
- Maak plannen super simpel. Zet het letterlijk achterop een bierviltje.
- Schrijf 3 acties op die je nu kunt doen in de richting van je doel. En doe er 1.
- Vertel aan anderen welke acties je gaat nemen. Dat creëert een stok achter de deur. (Doe een keertje mee aan het online samen werken)
- Stel een tijdslimiet voor hoe lang je aan je planning werkt. Na een uur aan je planning werken, kan je beginnen met het uitvoeren. En morgen of volgende week werk je de planning weer bij.
Natuurlijk ben ik heel benieuwd naar wat jij doet om effectief te worden en te blijven. Wat zijn je tips&tricks, life hacks op het gebied van effectiviteit?